01 - De stichting
De stichting draagt de naam Stichting Archeologie Maasland (SAM). De stichting bestaat uit een dagelijks bestuur en bestuursleden. Daarnaast kent de stichting geen leden , maar wel "vrienden van de stichting". Hieronder wordt verstaan eenieder, die zich bij activiteiten van de stichting wenst aan te sluiten in het belang van een zuivere beoefening van de amateur-archeologie in al haar facetten. Volgens de statuten maakt de gemeentelijk archeoloog van de gemeente Oss, als adviseur deel uit van het bestuur.
02 - Het bestuur
Het bestuur kent de functies van voorzitter, secretaris en penningmeester en bestuurslid. Een combinatie secretaris/penningmeester is mogelijk; evenals de combinatie voorzitter/penningmeester. De leden van het bestuur krijgen geen vaste onkostenvergoeding voor verrichte werkzaamheden ten behoeve van de stichting. Het bestuur bestaat minimaal uit 3 leden en maximaal uit 5 leden.
03 - Vergaderingen bestuur
Het bestuur vergadert minimaal één keer per jaar en verder zo vaak als twee bestuursleden of de voorzitter dit nodig achten.
Bij spoed kunnen bestuursleden door het dagelijks bestuur (telefonisch, per e-mail of fax) geraadpleegd worden, op de eerstvolgende algemene bestuursvergadering wordt nader gerapporteerd.
04 - Aftreden bestuur
Bestuursleden worden voor 4 jaar benoemd volgens artikel 4 van de statuten.
Bij vacatures wordt door de overige bestuurleden nieuwe bestuurleden aangezocht.
05 - Voorzitter
De voorzitter leidt de bestuursvergaderingen. Bij zijn/haar afwezigheid vervangt de vicevoorzitter en bij diens afwezigheid een van de andere bestuursleden. De voorzitter stelt samen met de secretaris de agenda voor de bestuursvergaderingen vast. De voorzitter is gerechtigd de stichting naar buiten te vertegenwoordigen.
06 - Secretaris
De secretaris is verantwoordelijk voor de correspondentie van de stichting en het maken van de notulen van de bestuursvergaderingen. De notulen van de bestuursvergaderingen worden na vaststelling door het bestuur door secretaris en voorzitter ondertekend. Hij/zij verricht overige administratieve werkzaamheden en draagt zorg voor het archief.
07 - Penningmeester
De penningmeester is belast met het geldelijk beheer. Hij/zij legt hiervan jaarlijks rekening en verantwoording af. Décharge van de penningmeester gebeurt, na goedkeuring van de bescheiden door de overige bestuursleden, middels ondertekening van de boeken door de voorzitter.
08 - Overige bestuursleden
De overige bestuursleden staan de leden van het dagelijks bestuur terzijde. Zij zijn sparringpartners van de dagelijks bestuursleden en houden toezicht op de werkzaamheden van de voorzitter / secretaris / penningmeester.
09 - Netwerken/werkgroepen/deskundigen
Het bestuur kan netwerken en werkgroepen instellen voor bepaalde taken. Tevens kan ze een beroep doen op externe deskundigen en/of personen die naar het oordeel van het bestuur een positieve inbreng kunnen hebben binnen de doelstellingen van de stichting. Zij worden eveneens als vrienden geaccepteerd.
10 - Vrienden van de stichting
Het bestuur houdt een register bij waarin de namen en adressen van de vrienden van de stichting zijn opgenomen.
Het bestuur draagt er zorg voor dat degenen die als vriend van de stichting wenst te worden toegelaten voldoet aan de criteria gesteld in de statuten en het huishoudelijk reglement.
Vrienden van de stichting worden door het bestuur op de hoogte gehouden van stichtingsactiviteiten.
Voor vrienden van de stichting verzorgt het bestuur tenminste twee maal per jaar een gezamenlijke bijeenkomst. Het programma en het onderwerp van de bijeenkomst worden door het bestuur voorbereid en vastgesteld.
Vrienden van de stichting kunnen na aanmelding deelnemen aan de door de stichting georganiseerde activiteiten.
11 - Toelating als vriend van de stichting
Alleen personen die woonachtig zijn binnen de gemeenten waarvoor de stichting is opgericht kunnen als vrienden worden opgenomen. Uitzondering hierop zijn de, in artikel 9, genoemde personen.
Personen die vriend willen worden moeten zich in dienst stellen van de stichting.
Zij die als vriend wensen te worden opgenomen dienen binnen de archeologische werkgemeenschappen, werkgroepen groepen of heemkundekringen bekend en van onbesproken aard te zijn.
Personen waarvan onregelmatigheden, persoonlijk belang, of afwijkend gedrag binnen archeologische activiteiten bekend zijn of worden aangetoond kunnen niet worden opgenomen binnen de stichting.
Het bestuur behoudt zich het recht voor om nieuwe vrienden daar waar nodig te screenen. Zij zal dit doen door inwinning van informatie over de archeologische werkzaamheden van de persoon bij vakarcheologen, archeologische onderzoeksbureau's, evenals archeologische werkroepen en/of heemkundekringen waarvan de persoon deel uitmaakt c.q. heeft uitgemaakt.
Vrienden die gedurende hun werkzaamheden zich niet houden aan de voorgeschreven regels zullen door het bestuur worden geroyeerd en ontvangen geen informatie meer.
12 - Rechten en verplichtingen van vrienden
De vrienden zijn verplicht zich strikt te houden aan de ter plaatse geldende regels en aan mondelinge aanwijzingen van degenen onder wiens verantwoordelijkheid zij deelnemen aan activiteiten.
De vrienden zijn verplicht veranderingen in de gegevens als bedoeld in artikel 4 ten spoedigste aan de secretaris op te geven.
De vrienden zijn niet bevoegd om namens de stichting rechtshandelingen aan te gaan.
In het bijzonder zijn zij niet bevoegd om evenementen namens de stichting te organiseren danwel af te gelasten. Het bestuur is bevoegd in ieder afzonderlijk geval een uitzondering op deze regels maken.
De vrienden hebben het recht bij alle bijeenkomsten (geen bestuursvergadering zijnde), en andere evenementen der stichting aanwezig te zijn.
Vrienden kunnen zich persoonlijk bij de secretaris aanmelden voor deelname aan werkzaamheden in het clubgebouw van de stichting. Het gebouw is alleen toegankelijk onder leiding van een van de bestuursleden.
13 - Aanmelding als vriend
Wie in aanmerking wil komen als vriend van de stichting kan zich aanmelden bij de secretaris. Bij aanmelding dient tenminste te worden vermeld: naam, voornamen, adres, geboortejaar en geboortedatum, telefoonnummer, emailadres. Tevens kan een voorkeur worden aangegeven voor specifieke activiteiten van de stichting zoals vernoemd in artikel 15 van het huishoudelijk reglement.
14 - Kennisneming van reglement en Statuten
Een ieder die wenst te worden toegelaten als vriend, dient expliciet akkoord te gaan met de Statuten en het huishoudelijk reglement.
15 - Activiteiten van de stichting
De vrienden houden zich bezig met activiteiten ter bevordering van de archeologie binnen de in de statuten gestelde gemeenten.
Het bestuur verzorgt algemene avonden met archeologisch thema op wisselende plaatsen binnen de regio van de stichting.
Vrienden kunnen daarnaast deelnemen aan activiteiten binnen het stichtingsgebouw en daarbuiten, zoals daar zijn:
- medewerking onder leiding aan bepaalde opgravingen na goedkeuring van de archeologische werkgemeenschap, die de opgraving uitvoert.
- Veldwerk onder begeleiding
- Schoonmaken van vondsten
- Determineren van vondsten onder deskundige begeleiding.
- Registreren en nummeren van vondsten
- Reconstrueren van vondsten
- Opbergen van vondsten en archiveren ervan
- Melden van privé-vondsten
- Laten schouwen van privé vondsten
- Alle overige werkzaamheden na overleg met het bestuur
Voor deelname aan een dezer activiteiten kunnen vrienden zich aanmelden en afspraken maken met de secretaris of penningmeester van de stichting.
Het stichtingsgebouw is alleen toegankelijk via de sleutelhouder van de stichting, zijnde de penningmeester.
16 - Wijziging huishoudelijk reglement
Wijzigingen in het Huishoudelijk Reglement worden vastgesteld door het bestuur met een gewone meerderheid van stemmen. Het besluit tot reglementswijziging kan slechts worden genomen in een vergadering, waarbij ten minste de helft plus één van de bestuursleden aanwezig is.
17 - Slotartikel
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur. Aldus vastgesteld op 2 februari 2010 te Oss
Voorzitter: P. van Lijssel
Secretaris: H. Pennings
Penningmeester: P. van Nistelrooij